فیش حقوقی آنلاین راهکاری است برای اجتناب از صدور فیش‌حقوقی کاغذی. صدور فیش‌حقوقی برای پرسنل بر تمام افرادی که در واحد حقوق و دستمزد فعالیت می‌کنند پوشیده نیست. تعداد متفاوت آیتم‌ها در هر ماه، شرایط خاص آیتم‌های حقوق و دستمزد برای هر فرد، نرم‌افزارهای متفاوت در هر سازمان و دست آخر قوانین مالیاتی که هر روزه تغییر می‌کنند.
بعد از تمام این دردسرها، نوبت می‌رسد به صدور و چاپ فیش حقوقی یا قراردادهای پرسنل، حالا زمان ارسال آنها برای پرسنل است. اگر قرارداد صادر کرده باشید یک نوبت هم باید منتظر دریافت امضای پرسنل و شنیدن صحبت‌های هر کدام در مورد آیتم‌های مندرج در قرارداد باشید.
یک حساب سر انگشتی
فرض کنید یک سازمان با 500 نفر پرسنل دارید. چاپ، رساندن به دست پرسنل و دریافت امضای هر پرسنل حداقل 5 دقیقه از وقت شما و 5 دقیقه از وقت هر کدام از پرسنل را از بین خواهد برد. این در حالتی است که فرض کنیم هیچ صف و انتظاری برای دریافت فیش‌حقوقی و قرارداد و بعدا امضا کردن و پس دادنش به واحد حقوق و دستمزد وجود ندارد. خوب گفتیم 500 نفر پرسنل دارید، سالیانه 12 عدد فیش حقوقی و حداقل 1 قرارداد باید برای این بزرگواران صادر شود. هر سند را هم میانگین 10 دقیقه زمان برای چاپ، رساندن به دست مخاطب و دریافت امضا در نظر می‌گیریم به عبارت سر انگشتی می شود:
500 نفر x 13 سند x 10 دقیقه زمان = 65.000 دقیقه در سال است که معادل 1084 نفر ساعت خواهد بود. در زمان نگارش این مقاله، دستمزد هر ساعت کار با کف حقوق اداره کار کمی بیشتر از 24 هزار تومان است. این عدد را در عدد قبلی ضرب می‌کنیم و نتیجه حدودا 26 میلیون تومان خواهد بود. هزینه چاپ هر برگ A4 با احتساب هزینه کاغذ و استهلاک تجهیزات چاپ چیزی در حدود 500 تومان در نظر می گیریم. 3 میلیون و 250 هزار تومان هم هزینه کاغذ و چاپ خواهد بود. تا اینجای کار نزدیک به 30 میلیون تومان هزینه برای چاپ و توزیع فیش حقوقی و قرارداد در یک سازمان 500 نفره هزینه شد.
کمی با دقت بیشتر مساله را مورد کاوش قرار می دهیم. امکان چاپ اشتباه و نیاز به اصلاح در برخی ماه‌ها وجود دارد. فرض کنید دوبار هم نیاز به چاپ مجدد یکی از اسناد داشته باشیم. مساله بعدی اینکه حقوق نیروهای فنی، حسابدار، پرسنل تخصصی و … حقوق کف اداره کار نیست، دستمزد آنها معمولا چیزی بیش از دو برابر این مبلغ است، ضمنا عیدی و سنوات در مبلغ فوق دیده نشده بود. آخرین نکته هم اینکه برای ثبت قراردادهای امضا شده بازگشتی نیازمند یک آرشیو نسبتا بزرگ خواهید بود که ممکن است سندی در آن گم شود، آتش بگیرد یا به سرقت رود.
تغییر نرم‌افزار فعلی به نرم‌افزارهای ابری حقوق و دستمزد؛ صحیح یا غلط؟
حال فرض کنید نیروی مستقر در بخش حقوق و دستمزد شرکت 500 نفره شما چندین سال است که با نرم افزار ایکس کار کرده است. تمام ریزهکاریهای این نرم‌افزار را فراگرفته و حالا در سریع‌ترین زمان می‌تواند برای تمام پرسنل فیش‌حقوقی ثبت کند. این نرم‌افزار فقط یک ایراد بزرگ دارد؛ امکان اتصال به اینترنت ندارد. تنها راه رساندن پرفراژهای حقوقی یا قراردادهای ثبت شده در این نرم‌افزار به پرسنل، چاپ یا ایمیل و پیامک است. از طرفی نرم‌افزارهای جدید که قابلیت نمایش آنلاین محتوا به پرسنل را دارند چند ایراد بزرگ دیگر دارند. گران هستند، استقرار و فراگیری آنها برای پرسنل واحد مالی و حقوق و دستمزد هزینه بر و سخت است، اطلاعاتشان اکثرا روی سرورهای شرکت تولید کننده نرم‌افزار ذخیره می‌شوند و در صورت هک شدن، کل دیتای شرکت شما در دسترس بقیه قرار خواهد گرفت و از همه مهم‌تر دیتای قبلی که در نرم‌افزار قدیمی‌تان است معمولا قابل انتقال به نرم‌افزار جدید نیست.
راهکار سریع تبدیل فیش حقوقی کاغذی به فیش حقوقی آنلاین
راهکار دیجیتال شریف با تجربه فعالیت در این زمینه از سال 1392 تا امروز یک راهکار سریع و ایمن برای رفع تمام مواردی که به آن اشاره شد ارائه کرده است. سامانه هوشمند صدور اسناد آنلاین فیشی‌نو با اتصال به تمامی نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد و حسابداری این امکان را فراهم آورده است که تنها با یک کلیک، لیست حقوق و دستمزد یا قرارداد خود را وارد فیشی‌نو کرده، برای تمامی پرسنل، پنل آنلاین ایجاد کنید و فیش حقوقی آنلاین یا قرارداد اینترنتی صادر نمایید. تمامی این مراحل در کمتر از 5 دقیقه و با کمک هوش‌مصنوعی انجام می‌پذیرد. اگر برای اسناد خود نیاز به امضای الکترونیک داشته باشید، فیشی‌نو با یک کلیک، استعلامات لازمه را از ارگان‌های دولتی برای تمام پرسنل گرفته و این امکان را فراهم می‌کند.
مرحله اول: اتصال به سامانه حقوق و دستمزد و ارسال اسناد
سامانه هوشمند صدور اسناد اینترنتی فیشی‌نو به تمام نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد متصل می‌شود و فقط با یک کلیک اطلاعات هر ماه پرسنل را به فضای ابری مستقر بر روی سرورهای شخصی شما انتقال می‌هد. از یک لحظه بعد از اتصال به نرم‌افزار حقوق و دستمزد، پرسنل می‌توانند با ورود نام کاربری و رمزی عبوری که برایشان تعریف کرده‌اید وارد پنل شخصی خود شده و اسناد ثبت شده را مشاهده کنند. این اسناد می‌توانند شامل فیش‌حقوقی، قرارداد، تسویه حساب و … باشند. هیچ محدودیتی در ثبت و آرشیو اسناد وجود ندارد. به راحتی می‌توان اسناد جدید در فیشی‌نو تعریف کرد و اتصال آن به هر نرم‌افزاری در کمتر از 1 دقیقه صورت خواهد پذیرفت.
مرحله دوم : اطلاع رسانی و ارتباط با پرسنل
بعد از ارسال اطلاعات در پنل پرسنل، نیازمند این هستید که برای آنها پیامک اطلاع رسانی ارسال کنید. هیچ عملیات مجزایی لازم نیست. کافیست روی کلید “ارسال پیامک گروهی” کلیک کنید تا برای تمام افرادی که در سند بارگزاری شده وجود دارند پیامک ارسال شود. این پیامک در کمتر از 1 دقیقه برای تمام پرسنل ارسال می‌شود حتی کسانی که پیامک‌های تبلیغاتی خود را مصدود کرده‌اند. حتی می‌توان با تعریف شماره اختصاصی و خدماتی پیامک، علاوه بر ارسال پیامک به پرسنل، نظرات آنها را از همین طریق دریافت کرد.
مرحله سوم : دریافت گزارشات و سایر امکانات
بعد از بارگذاری اسناد و اطلاع رسانی به پرسنل، هر فرد می تواند وارد پنل شخصی خود شده و فیش‌حقوقی، قرارداد، برگه تسویه حساب یا سایر اسنادی که بارگذاری شده‌اند را مشاهده کند. اگر نیازمند امضای الکترونیک باشد، امضا کند و یا اگر درخواستی دارد درخواست خود را در بخش “دبیرخانه” ارسال کند. علاوه بر این موارد این امکان در فیشی‌نو پیش‌بینی شده است که بخشنامه یا فایل‌های PDF یا … برای هر فرد یا گروهی از افراد ارسال گردد. در بخش دبیرخانه همچنین می‌توان تعیین نمود که پیام‌های ارسال قابل پاسخ‌دهی باشند یا صرفا جهت اطلاع رسانی ایجاد شده‌اند. گزارش‌گیری از تمامی این موارد در پنل مدیریت به راحتی یک کلیک است.
سایر امکانات سامانه هوشمند صدور آنلاین فیش‌حقوقی و قرارداد فیشی‌نو
- امضای الکترونیک قابل استعلام و معتبر برای تمام اسناد بارگزاری شده در سامانه.
- فرمساز آنلاین و قابلیت اتصال به فرم‌سازهای دیگر مانند پرسلاین، گوگل فرم و …
- آمارگیر دقیق و ثبت دقیق لاگ کاربری
- امکان اتصال به کانال تلگرام، بله و ایتا و ارسال پیام‌های اطلاع رسانی در این پیام‌رسان‌ها
- ایجاد خودکار پروفایل کاربری برای پرسنل و امکان ارسال مدارک، ثبت تصویر امضا و ثبت اطلاعات تکمیلی
یکبار برای همیشه به کابوس فیش حقوقی و قرارداد پایان دهید. فیشی‌نو در حال حاضر به بیش از 30.000 نفر خدمات ارائه می‌کند. فقط در سال 1401 بیش از 100.000 سند در فیشی‌نو به صورت الکترونیک امضا شده و بیش از 1 میلیون سند نمایش داده شده است. از زمان سفارش تا دریافت نسخه شخصی سازمان شما کمتر از 24 ساعت زمان لازم است.
