با وجود آنکه مدتی است وارد دهه دیجیتال شده ایم، اما هنوز بسیاری در مورد امضای الکترونیک قرارداد، اطلاعاتی ندارند. این که امضای الکترونیک چه مزایایی دارد؟ چگونه انجام می شود؟ آیا از نظر قانونی اعتبار دارد؟ و سوالاتی از این قبیل که ابهاماتی را برای آنها در این زمینه ایجاد کرده است. ما قصد داریم تمامی این ابهامات شما را در این مطلب برطرف سازیم تا در نهایت شما بدانید امضای الکترونیک چیست و استفاده از آن چه مزایایی می تواند به همراه داشته باشد.
منظور از امضای الکترونیک چیست؟
امضای الکترونیک (eSignature)، به هر نوع علامت منضم شده در داده پیام یا به نوعی متصل شده به آن گفته می شود که به منظور شناسایی امضاء کننده قرارداد قابلیت استفاده دارد. حال ممکن است از خود بپرسید منظور از داده پیام چیست؟ باید بگوییم داده پیام در واقع به هر نوع اطلاعات یا مفاهیمی گفته می شود که می توان با استفاده از فناوری های جدید اقدام به پردازش، ذخیره، دریافت، ارسال و حتی تولید آن نمود.
داده پیام ها که به صورت الکترونیکی قابلیت امضا دارند، اسنادی هستند که در سامانه بارگذاری می شوند تا کاربران (کارفرما و کارگر) بتوانند اقدام به مشاهده آنها نمایند. امضای الکترونیک قرارداد همان آثار امضای کاغذی را دارد؛ اما در برخی ویژگی ها میان این دو امضا تفاوت است. مطابق با ماده 7 قانون تجارت الکترونیک، هرگاه قانون وجود امضاء را بر روی قراردادی لازم بداند، امضای الکترونیکی می تواند کافی باشد.
شرایط امضای الکترونیک قرارداد مطمئن
از نظر قانون، زمانی امضای الکترونیک اسناد و قراردادها دارای اعتبار خواهد بود که برخی شرایط خاص را دارا باشد. این شرایط را باید چنین بیان کنیم:
- منحصر به فرد بودن امضای الکترونیک نسبت به امضاء کننده
- مشخص بودن هویت امضاء کننده داده پیام
- صدور امضای الکترونیک قرارداد تحت ارائه امضاء کننده یا به وسیله ایشان
- قابلیت اتصال به داده پیام، به نحوی که بتوان هر نوع تغییر ایجاد شده در آن را تشخیص داد
در توضیح این شرایط، باید چنین بیان کنیم که مثلا وقتی صحبت از منحصر به فرد بودن امضای الکترونیک می نماییم، امضاء کارفرما یا کارگر باید کاملا مختص ایشان باشد. یعنی این مسئله از قبل به نوعی مشخص گردیده باشد که این امضاء، مخصوص ایشان است.
در خصوص مشخص بودن هویت امضاء کننده نیز باید چنین بیان کنیم که کاربران بعد از آنکه وارد سامانه امضای الکترونیک قرارداد می شوند، باید اطلاعات هویتی خود را وارد کنند. آنها با درج کد ملی و شماره تماس خود، اقدام به ارائه اطلاعات خود می نمایند که بعد از استعلام آنها توسط سامانه، پیش از امضاء، هویت کاربران تایید خواهد شد.
سومین شرط، صدور امضای الکترونیک قرارداد تحت ارائه امضاء کننده است، که این مسئله با ارسال کد 5 رقمی به شماره تماس امضاء کننده و تایید ایشان، انجام می شود. در نهایت نیز کاربران می توانند برای دریافت هر نوع اطلاعاتی در خصوص داده پیام خود، خروجی PDF از سامانه دریافت کنند. اگر تمامی این شرایط در استفاده از امضای الکترونیک رعایت شود، اعتبار این نوع قراردادها بیش از پیش مورد تایید واقع خواهد گردید.
امضای الکترونیک اسناد
شرایط قانونی استفاده از امضای الکترونیک قرارداد در سامانه فیشی نو
بسته به شرایطی که پیش از این ذکر کردیم و شرایط قانونی امضای قرارداد اینترنتی بودند، سامانه فیشی نو شرایط قانونی دیگری را هم برای کسب اطمینان بیشتر کاربران در استفاده از این سامانه مد نظر قرار داده است. این شرایط شامل موارد زیر می شوند:
- شماره تماس و کد ملی کاربران از طریق سامانه شاهکار استعلام شده و در صورت تایید هویت، کد 24 رقمی اطلاعات دریافت شده در ذیل اسناد سامانه درج می گردد.
- تمامی کدهای ارسالی از سوی سامانه به کاربران به صورت پیامکی، در سامانه برای مدت نامحدودی ثبت و ذخیره می شوند.
- می توان تمامی اطلاعات ارسالی کاربران را در یک فایل اکسل ثبت و ذخیره نمود.
- می توان به تمامی اطلاعات امضای الکترونیک قرارداد توسط امضاء کنندگان در سامانه دسترسی داشت.
- قابلیت دریافت پرینت جمعی تمامی امضاهای قرارداد آنلاین از طریق سامانه امکان پذیر خواهد بود.
- می توان بعد از ثبت و صدور اسناد الکترونیک و حتی امضاء آنها، به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه اقدام به پشتیبان گیری اطلاعات نمود.
امضای قرارداد آنلاین و اسناد حقوقی
امضای الکترونیک قرارداد چه مزایایی دارد؟
مهمترین مزیتی که می توانیم برای این نوع امضای دیجیتال بیان کنیم، این است که حتی مطابق با ماده 7 قانون تجارت الکترونیک، امضای الکترونیک از نظر قانون معتبر شناخته شده است. از این رو بسته به این ماده قانونی، امضای دیجیتال به تنهایی می تواند بر اعتبار بخشیدن به سند الکترونیک صادر شده، کافی باشد؛ بدون آنکه نیازی به امضای دستی طرفین قرارداد باشد.
علاوه بر این مسئله، استفاده از امضای الکترونیک قرارداد مزایای دیگری هم به همراه خواهد داشت. مثلا کاربرانی که بعد از صدور الکترونیک اسناد اقدام به امضای دیجیتالی آنها می نمایند، می توانند در هزینه های خود بسیار صرفه جویی کنند. هزینه هایی که برای پرینت قراردادها، پست کردن و آرشیو نمودن آنها باید صرف شود.
از سوی دیگر کارفرمایان و کاربران می توانند بهره وری از اطلاعات اسناد امضا شده را (این که چه زمانی و توسط چه کس سند امضا شده است) افزایش دهند. با وجود آنکه امروزه بیشتر کسب و کارها به صورت دورکاری فعالیت می کنند، امکان دسترسی کارگران به شرکت یا سازمان ممکن است دشوار باشد. دنیای دیجیتال این امکان را برای آنها فراهم نموده است که بدون حضور فیزیکی یا ارسال قرارداد برای امضا، به صورت دیجیتالی امضای خود را به ثبت برسانند.
از دیگر مزایای امضای الکترونیک قرارداد باید به امنیت بیشتر اشاره کنیم. کاربرانی که از سامانه فیشی نو برای امضای قراردادهای الکترونیکی یا اسناد الکترونیکی خود استفاده می کنند، می توانند در پنل کاربری خود به هر نوع اطلاعاتی دسترسی داشته باشد. این مسئله در صورت بروز مشکل در آینده، برای آنها بسیار ضروری خواهد بود.
در نهایت نیز باید به محرمانگی قراردادها و دسترسی ساده تر کاربران به قراردادها و اسناد اشاره کنیم. تمامی کاربران به صورت محرمانه به قراردادی که جهت امضای الکترونیک بارگذاری شده است، دسترسی خواهند داشت. همچنین آنها می توانند به سادگی از طریق پنل کاربری خود مشاهده کنند که کدام قرارداد را امضا کرده اند و کدام قرارداد در انتظار امضای آنها است.
امضای قرارداد اینترنتی
مراحل امضای الکترونیک قرارداد و اسناد
کاربران سامانه فیشی نو برای این که بتوانند به فیش حقوقی آنلاین و اسنادی که باید به صورت الکترونیکی امضا شوند دسترسی یابند، باید نحوه استفاده از سامانه را بدانند. آنها برای استفاده از خدمات این سامانه، باید مراحل زیر را طی کرده و پنل کاربری خود را ایجاد کنند. پس از آن می توانند به هر نوع خدماتی که از سوی این سازمانه در اختیارشان قرار می دهد، دسترسی یابند. این مراحل چنین هستند:
- مرحله اول: بارگذاری اسناد هویتی شامل کد ملی و دیگر اطلاعاتی که ادمین سیستم از کاربر درخواست می کند.
- مرحله دوم: ثبت هر نوع سندی در پنل کاربری توسط کاربر
- مرحله سوم: مشاهده سند بارگذاری شده توسط طرفین قرارداد و اقدام به امضای الکترونیک قرارداد
- مرحله چهارم: دریافت شماره تماس کارفرما توسط سیستم به منظور ارسال کد 5 رقمی تاییدیه
- مرحله پنجم: دریافت تصویر امضای کاربر
- مرحله ششم: استعلام کد ملی و شماره تماس کاربر از طریق سامانه شاهکار
- مرحله هفتم: تایید هویت کاربر و تایید در دسترس بودن شماره تماس توسط خود کاربر
- مرحله هشتم: ارسال کد 24 رقمی به شماره تماس ثبت شده کاربر
- مرحله نهم: کلیک بر روی امضای الکترونیک قرارداد و دریافت کد 5 رقمی تایید هویت و در نهایت درج امضای الکترونیک
- مرحله دهم: درج خودکار امضای الکترونیک در ذیل سند و امکان دریافت فایل PDF قرارداد امضا شده توسط هر دو طرف قرارداد
مراحل امضای الکترونیک قرارداد
تفاوت امضای الکترونیک قرارداد با امضای دیجیتال
ممکن است برخی از شما تصور کنید که امضای دیجیتال همان امضای الکترونیک است. اما باید بگوییم این دو امضا با وجود آنکه هر دو امضای آنلاین به شمار می روند، با هم تفاوت هایی دارند. اولین تفاوت میان این دو امضا این است که امضای دیجیتال توسط شخصی که اقدام به ایجاد آن نموده است، باید با استفاده از کلید خصوصی امنیت، تضمین گردد.
شما می توانید به راحتی و تنها با استفاده از نرم افزارهای ساده، اقدام به ایجاد امضای دیجیتال برای خود نمایید. حتی می توانید با استفاده از الگوریتم ها و یا نصب اپلیکیشن اقدام به ایجاد چنین امضایی نمایید. در حالی که امضای الکترونیک نیازی به طی کردن این مراحل ندارد و به راحتی قابلیت ایجاد دارد.
در واقع امضای الکترونیک قرارداد همان امضایی است که بر روی کاغذ ثبت می شود و نیازی به نصب هیچ اپلیکیشن خاصی ندارد. این نوع امضا توسط قانون به منظور ایجاد سهولت در ارسال و امضای قراردادها ایجاد شده است تا جایگزین فرایندهای فیزیکی شود. همچنین از نظر قانونی اعتبار بسیار زیادی داشته و سازمان ها و شرکت ها به راحتی می توانند برای حجم بالایی از قراردادهای پرسنلی خود از آن استفاده نمایند.
جمع بندی
تمامی کسب و کارها می توانند با استفاده از امضای الکترونیک قرارداد، از مزایای فوق العاده آن بهره مند شوند. آنها با استفاده از این نوع امضا در هزینه های خود بسیار صرفه جویی نموده و سرعت امضای اسناد و قراردادهای خود را افزایش خواهند داد. همچنین امضای الکترونیک از نظر امنیتی و قانونی اعتبار بالایی داشته و در صورت بروز هرگونه مشکل حقوقی می توان به اطلاعاتی که در زمان ثبت این امضا درج شده است، دسترسی داشت.
